Rozumím - dovedu si představit, co děláš.

Doporučuju nebrat si "těžký" spis hned ráno, zabere to hodně času a pak nemáš pocit, že jsi něco udělala.

Já teda dělám "jinou práci" - šéfovskou, ale v zásadě totéž - tedy:

a) ráno si projdu všechno nové, co mi přistálo na stole - roztřídím na akutní, jednoduché neakutní a složité neakutní - každé má jinou hromádku na stole (okně)

b) začnu akutníma jednoduchýma věcma - jak se říká - 80% práce stihneš za 20% času a 20% práce za 80% času - tím pádem 80% práce je hotovo - je to velká výhoda, protože lidi pak nevolaj a nepruděj, proč to nemaj, když je to přece "otázka pěti minut" - blbě se jim vysvětluje, že já už 5 hodin sedím nad jednou jinou velkou hnusnou kauzou

c) pak akutní těžké věci - ono to pomáhá, protože když máš už skoro konec pracovní doby, tak se s tím tak nebabráš... Milionkrát platí, že čeho se děsně bojíš, nakonec prostě stejně dáš a celkem rychle... Kdybych si nad to sedla hned ráno, tak se s tím morduju třeba celý den, takhle to zfouknu třeba za 2 hodiny

d) no a když mi zbyde čas, čili nemám už žádné akutní spisy, tak udělám dle stejného pravidla neakutní jednoduchá a pak až neakutní složité...

Praktické vychytávky - samozřejmě systém v PC, vzory, na různé počítání jsou různé programové kalkulačky... mě pomáhají lepící nálepky z bločku na všem, šmíráky papíry s osobními poznámkami a pomocnými výpočty - když se k něčemu vrátím třeba za pár dní, tak nepřemýšlím, jak jsem k tomu došla... Děláš-li jen s originálním spisem a nemůžeš si do něj čmárat, doporučuji dělat si kopie podstatného, do nich si označovat zvýrazňovačem nebo psát rukou poznámky.

My teda máme na případy počítačový systém se všemi možnými vzory, které dokáží vygenerovat samy ta data do šablon, jak sama píšeš, sdílený server, takže tam můžeš využít i práci někoho jiného...

Ale - je také přirozené smířit se s tím, že ten počet nevyřízených spisů bude narůstat, neznám nikoho, kdo má v pátek odpoledne prázdný stůl a vše hotovo - v naší branži. Já sama teda chodím do práce v sobotu nebo v neděli, dodělávat ty "resty", ale já jsem OSVČ, takže já narozdíl od zaměstnanců "musím".