Zakázáno to snad nikde není, ne? Když zálohu chceš, tak o ni prostě výslovně požádáš - tj. asi napíšeš jeden e-mail "prosím o zálohu"?
Pracovní cestu před předchozího poskytnutí zálohy předpisy připouští, ale asi záleží na okolnostech - jestli jedeš služebním autem do vedlejšího města za dvoudenní školení, s předem zaplaceným noclehem a jídlem nebo na týden vlastním autem do zahraničí, kde si budeš sama shánět a platit jídlo ...
Zúčtování prac. cesty až po návratu je normální - rozdíl je jenom v tom, jestli byla nebo nebyla poskytnuta záloha ...