Neporadím místo v Brně, protože to tam neznám, ale jinak tedy bych se na tvém místě nenervovala a neorganizovala nic náročnějšího, než zamluvila to místo (v životě jsem nic neplatila za rezervaci a to organizuju každou chvíli něco) a dala všem vědět, kdy a kde to bude. Pokud lidé chtějí komunikovat, tak můžete řešit řešit termín, místo i další okolnosti společně, pokud nechtějí, domluv se třeba jen se 2-3 lidma, na kterých ti záleží a ostatním to prostě oznam. Moje zkušenosti jsou takové, že čím víc se dává předem na výběr a více se o tom diskutuje, tím spíš je pak část lidí naštvaná, protože se nevyhovělo zrovna jejich představám. A myslím, že najít termín a místo tak, aby to vyhovovalo všem, se stejně nikdy nepodaří, případně část lidí, kteří původně slíbili, stejně nakonec nedorazí (nemoci vlastní nebo v rodině, pracovní a jiné okolnosti ...)
Žádné zálohy nevybírám, všechno se platí až na místě. Pokud jde o nějaký sraz na jedno odpoledne - večer, každý si prostě objedná a zaplatí, co chce. Přípitek si můžete domluvit (občas se najde nějaký prachatý účastník, který ostatní pozve nebo si také každý platí sám, většinou všichni ani alkohol nepijí). My míváme s gymplem srazy náročnější, už od oběda, potom nějaká společná vycházka, večer a kdo chce (jsme docela rozprsklí po ČR, někdo i v zahraničí), tak přespí a ještě snídá. Za těchto okolností podle dohody s majitelem restaurace (poslední srazy proběhly v mimosezóně na horské chatě, kde jsme byli jen my) předem něco objednáme (na večer nějaké obložené mísy atd., rozpočítá se na účastníky), obědy třeba jen 1-2 jídla, snídaně je součástí noclehu, každý všechno platí za sebe sám a až tam. My už to máme dost sladěné. Ale "sraz" na pár hodin bych fakt nekomplikovala žádnou organizací a objednávkami, jen rezervace místa a všechny informovat. Držím palce.